Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Supplier –Dalam melaksanakan bisnisnya, seringkali perusahaan harus mengadakan kerjasama dengan pihak lain agar pelaksanaan atau penyelesaian pekerjaan menjadi lebih lancar.
Agar kerjasama ini menguntungkan kedua belah pihak, dibuatlah perjanjian seperti contoh surat perjanjian kerjasama supplier berikut.
Ada dua jenis supplier yang biasa bekerja sama dengan perusahaan. Pertama adalah supplier barang yang membantu memasok bahan baku atau sejenisnya.
Kedua adalah supplier jasa yang biasanya membantu pengolahan bahan atau melakukan pengiriman dan aneka jasa lainnya yang dibutuhkan perusahaan.
Bentuk kerjasama lain misalnya sistem penjualan konsinyasi, di mana produk pihak produsen dititipkan untuk dipasarkan di perusahaan pihak lain. Dengan begitu kerjasamanya menjadi titip jual atau sistem konsinyasi dengan jumlah persentase yang disepakati.
Pada prinsipnya bentuk kerjasama antara dua belah pihak bisa beragam bentuknya. Namun memiliki dasar saling menguntungkan. Namun tetap harus dibuat secara resmi agar tidak terjadi pelanggaran oleh salah satu pihak.
Agar lebih jelasnya, simak beberapa informasi berikut mengenai surat perjanjian kerjasama supplier. Selain itu juga ada yang mengulas dengan versi singkat dan versi detailnya.
Format Isi Surat Perjanjian Kerjasama
Apapun jenis supplier-nya, tentu harus dibuat surat perjanjian agar kedua belah pihak menyepakati banyak hal penting. Dengan begitu akan saling menjaga dan menghormati perjanjian agar pekerjaan berjalan lancar.
Beberapa hal penting yang harus dicantumkan seperti terlihat dalam contoh surat perjanjian kerjasama supplier yang diberikan, menekankan hal berikut:
- Pihak yang terlibat lengkap dengan data pribadi yang jelas.
- Periode waktu kerjasama yang disepakati. Misalnya per proyek atau per tahun. Jika untuk jangka panjang, biasanya disebutkan masa berlaku hingga ada kesepakatan selanjutnya. Jadi selama tidak ada perubahan, maka perjanjian tersebut masih berlaku.
- Hak dan kewajiban masing-masing pihak. Biasanya berisi cara kerja atau sistem penerimaan barang.
- Upah untuk jasa yang diberikan, baik per proyek atau per tahun. Bisa juga dilakukan saat selesainya satu paket pekerjaan, khususnya untuk yang sifat kerjasamanya jangka panjang.
- Nilai barang yang dipasok, lengkap dengan kuantitas dan jenis barang secara rinci.
- Bentuk jasa yang jelas jenis dan batasannya.
- Tanda tangan di atas materai oleh masing-masing pihak.
Untuk surat perjanjian yang detail dan panjang, biasanya akan terdapat jumlah pasal yang banyak. Karena masing-masing pasal membahas satu hal penting secara rinci. Khususnya jika perjanjian kerjasamanya untuk jangka panjang.
Karena dalam kerjasama jangka panjang seringkali akan menangani berbagai proyek berbeda, atau menyediakan barang dengan jumlah yang beragam. Jika memang dibutuhkan, terkadang akan dibuatkan Adendum untuk melengkapi surat perjanjian awal.
Biasanya jika dianggap pesanan atau untuk proyek tertentu sudah melebihi standar perhitungan yang biasa. Daripada membuat surat perjanjian baru, biasanya hanya akan dibuatkan Adendum sebagai pelengkap khusus untuk proyek tertentu saja.
Sedangkan untuk surat yang singkat biasanya karena pengadaan barang atau jasa dilakukan untuk suatu paket atau jangka waktu tertentu atau per proyek saja. Bentuk surat seperti ini bisa disingkat dan dibuat padat asalkan hal pentingnya tercantum.
Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Singkat
Untuk perjanjian kerjasamanya yang bersifat sementara atau per proyek, biasanya memang dibuat singkat. Berikut adalah contoh surat perjanjian kerjasama supplier singkat untuk dua jenis supplier:
1. Supplier Barang
Dalam contoh ini, supplier memasok barang tertentu untuk satu proyek tertentu saja. Jadi semua persyaratannya juga sederhana:
Surat Perjanjian Kerjasama Pengadaan Barang
Hari ini, {……………}, tanggal {…………………..}, yang menandatangani surat ini:
- PIHAK PERTAMA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
- PIHAK KEDUA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
Telah bersepakat untuk menjalin kerjasama di mana PIHAK KEDUA akan melakukan pengadaan barang untuk PIHAK PERTAMA dengan pengaturan sebagai berikut:
- Produk yang disupply:
- Nama barang :
Jumlah barang:
- Barang tersebut di atas akan diantarkan ke lokasi pabrik milik PIHAK PERTAMA disebutkan alamat}.
- Tanggal pengiriman barang akan dilakukan dalam 2 (dua) tahap, yaitu:
- Pengiriman ke-1 pada tanggal {……………..} dengan jumlah {…………}.
- Pengiriman ke-2 pada tanggal {……………..} dengan jumlah {……………}.
- Barang yang dikirimkan harus sesuai dengan sampel yang diberikan sebelumnya, dengan kualitas bahan dan jumlah yang sesuai.
- Jika terdapat ketidaksesuaian barang yang diberikan, maka PIHAK KEDUA harus menggantinya tanpa ada biaya tambahan apapun.
- PIHAK PERTAMA akan melakukan pembayaran secara bertahap sesuai dengan progress yang dicapai oleh PIHAK KEDUA sebagai berikut:
- Pembayaran Uang Muka 25% pada tanggal penandatanganan surat perjanjian ini.
- Pembayaran ke-2 sebesar 35% setelah dilakukan pengiriman pertama.
- Pelunasan 40% setelah pengiriman kedua diperiksa dan tidak terdapat masalah apapun.
- Perjanjian ini tidak akan berlaku lagi setelah seluruh pekerjaan pengadaan barang diselesaikan dengan baik. Pengadaan barang selanjutnya akan dibuatkan surat perjanjian baru yang berbeda.
- Untuk perselisihan yang mungkin terjadi, maka akan diselesaikan secara musyawarah agar bisa ditemukan solusi yang terbaik.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Tanda tangan diatas materai
{…………………………} {……………………………}
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Sewa Tempat Usaha
2. Untuk Supplier Jasa
Contoh surat perjanjian kerjasama supplier berikut adalah surat untuk jasa penyediaan sarana transportasi dalam pendistribusian barang hasil kerja perusahaan:
Surat Perjanjian Kerjasama
Hari ini, {……………}, tanggal {……………….}, yang menandatangani pada surat ini:
- PIHAK PERTAMA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
- PIHAK KEDUA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
Telah bersepakat untuk menjalin kerjasama di mana PIHAK KEDUA akan memberikan jasa transportasi distribusi untuk PIHAK PERTAMA dengan pengaturan sebagai berikut:
- PIHAK KEDUA telah menyanggupi untuk menyediakan sarana transportasi sebagai sarana distribusi barang produk Perusahaan ke berbagai lokasi di seluruh Indonesia.
- PIHAK PERTAMA telah menyanggupi harga pengiriman berdasarkan jarak tempuh dan berat barang yang dikirim dengan rincian yang diberikan terpisah.
- Selanjutnya PIHAK PERTAMA akan melakukan pembayaran setiap bulan setelah PIHAK KEDUA memasukkan dokumen yang lengkap berisi bukti pengiriman dan penerimaan barang. Termasuk keadaan barang yang diterima tidak cacat, tidak berkurang jumlahnya, dan tidak terdapat gangguan apapun.
- PIHAK KEDUA berhak menentukan jenis transportasi yang digunakan dan menjamin barang yang dikirimkan tetap aman, tanpa kerusakan dan tiba di tempat tujuan dengan baik dalam waktu yang telah disepakati.
- Jika dalam proses pengiriman terjadi suatu hal yang tidak diharapkan, maka kedua belah pihak akan berdiskusi untuk mendapatkan solusi terbaik.
- Dalam kasus terjadi perselisihan, maka akan diupayakan penyelesaian secara musyawarah.
- Surat perjanjian kerjasama ini berlaku hingga terjadinya perubahan yang akan dibahas kemudian.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Tanda tangan diatas materai
{………………………..} {……………………..}
3. Contoh Umum Surat Singkat
Dalam contoh surat perjanjian kerjasama supplier berikut adalah bentuk yang umum dan singkat. Bisa digunakan baik oleh supplier barang atau jasa.
Surat Perjanjian Kerjasama
Hari ini, {…………..}, tanggal {………………….}, yang memberikan tanda tangan pada surat ini:
- PIHAK PERTAMA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
- PIHAK KEDUA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
Telah bersepakat untuk menjalin kerjasama di mana PIHAK KEDUA akan mensuplai {……………….} untuk PIHAK PERTAMA dengan pengaturan sebagai berikut:
- Barang / Jasa (coret yang tidak perlu) yang disuplai oleh PIHAK KEDUA adalah ………………..
- Jumlah barang yang disuplai adalah sebanyak …………………….
- Penyerahan barang yang dipesan adalah tanggal ………………….
- Harga yang disepakati adalah sebesar Rp…………………………….
- Proses pembayaran dilakukan secara transfer Bank pada tanggal 1-5 setiap bulannya. Setelah dokumen pesanan dan penyerahan barang diserahkan secara lengkap.
- Jika terjadi penyerahan barang / jasa (coret salah satu) yang tidak sesuai dengan standar sesuai sampel, maka PIHAK KEDUA harus menggantinya tanpa biaya tambahan apapun.
- Dalam hal terjadi perselisihan, akan dilupakan pembicaraan damai secara musyawarah. Kecuali tidak tercapai kesepakatan, maka akan diupayakan melalui Pengadilan Negeri setempat.
Surat perjanjian ini ditandatangani di atas materai oleh kedua pihak yang memiliki kekuatan hukum yang sama.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Tanda tangan diatas materai
(………………………..- (……………………..)
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Bagi Hasil
Contoh Surat Perjanjian Rinci
Untuk perjanjian yang periodenya lebih panjang maka bisa mengikuti contoh surat perjanjian kerjasama supplier yang lebih rinci berikut.
SURAT PERJANJIAN KERJASAMA
Hari ini, (…………..), tanggal (………………………), yang menandatangani surat ini:
- PIHAK PERTAMA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
- PIHAK KEDUA
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
No. KTP :
Bersepakat untuk bekerjasama di mana PIHAK KEDUA akan menjadi jalur distribusi produk milik PIHAK PERTAMA dengan pengaturan berikut:
Pasal I
Pihak yang Terlibat
- PIHAK PERTAMA adalah distributor yang berhak memasarkan produk yang dihasilkan PIHAK KEDUA di berbagai outlet miliknya.
- Terakhir PIHAK KEDUA adalah supplier yang memiliki aneka produk yang disupply kepada PIHAK PERTAMA.
Pasal II
Konsinyasi
PIHAK KEDUA akan memberikan bagi hasil atau konsinyasi sebesar 25% kepada PIHAK PERTAMA atas penjualan yang dihasilkan.
Pasal III
Pengiriman dan Penarikan Barang
- Pengiriman barang akan dilakukan ke alamat yang disepakati oleh PIHAK PERTAMA sebagai kantor pusat.
- PIHAK KEDUA berhak menarik kembali (retur) barang yang dikirimkan kepada PIHAK PERTAMA.
- Jika permintaan retur diberikan oleh PIHAK PERTAMA, maka harus ada alasan yang jelas. Serta biaya penarikan barang harus ditanggung sendiri.
Pasal IV
Hak dan Kewajiban
- PIHAK PERTAMA wajib menjaga kondisi barang milik PIHAK KEDUA, serta memberikan laporan penjualan yang rinci setiap bulannya.
- PIHAK KEDUA akan melakukan pembayaran untuk penjualan pada tanggal 20-25 setiap bulannya setelah laporan penjualan diterima dan diverifikasi.
Pasal V
Perselisihan dan Ketentuan
Dalam hal perselisihan, maka akan diupayakan penyelesaian musyawarah. Namun jika penyelesaian musyawarah tidak bisa tercapai, maka penyelesaian akan diupayakan melalui Pengadilan Negeri setempat.
Masa berlaku dimulai sejak surat ini ditandatangani dan bisa diubah sesuai kesepakatan kemudian.
Surat perjanjian ini dicetak 2 (dua) rangkap dengan kekuatan hukum yang sama.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Tanda tangan diatas materai
(………………………….) (………………………….)
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kontrak
Penyesuaian Surat Perjanjian
Dalam contoh surat perjanjian kerjasama supplier yang diberikan dalam artikel ini terdiri dari dua jenis. Pertama adalah jenis yang singkat tanpa pembukaan pasal-pasal khusus. Jenis ini sesuai untuk usaha kecil yang jenis barang atau jasanya tidak banyak.
Bisa juga karena barang atau jasa yang diberikan sudah spesifik dengan jangka waktu yang terbatas. Misalnya per proyek atau waktu yang terbatas. Jika ada tambahan di luar kesepakatan, biasanya dibuatkan Adendum yang memiliki kekuatan hukum yang sama.
Sedangkan contoh berikutnya adalah surat perjanjian yang panjang dan rinci. Biasanya untuk perjanjian jangka panjang dengan jumlah dan jenis produk yang beragam. Jumlah pasal bisa disesuaikan menurut kebutuhan.
Seperti contoh surat perjanjian kerjasama supplier di atas, ada beragam bentuk surat perjanjian yang bisa digunakan. Asalkan selalu mengingat hal penting yang harus dicantumkan agar bersifat mengikat untuk dipertanggungjawabkan.