6+ Contoh Surat Izin Mengadakan Acara dan Cara Membuatnya

Contoh Surat Izin Mengadakan Acara – Agar acara yang diadakan dapat terlaksana dengan baik, pihak yang mengadakan acara tersebut wajib memiliki izin. Lantas seperti apa contoh surat izin mengadakan acara yang baik dan benar? Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut.

Tanpa surat penting seperti ini, dikhawatirkan acara tersebut jadi dinilai mengganggu kenyaman public dan bisa dibubarkan. Apalagi jika acara tersebut banyak dihadiri atau mengundang publik, disarankan membuat surat izin ke pihak Kepolisian setempat.

Bahkan acara yang dilaksanakan di lingkungan juga memerlukan surat izin acara. Dalam salah satu contoh surat izin mengadakan acara dalam artikel ini, acara lingkungan bahkan harus meminta izin dari RT setempat.

Unsur yang Harus Ada Dalam Surat Izin

Sebagai surat resmi, ada unsur-unsur yang harus dipatuhi dalam membuatnya. Dalam contoh surat izin mengadakan acara yang dibuat ini, meskipun tujuan dan permohonannya berbeda, unsur penting dalam surat tetap diikuti. Untuk itu, berikut unsur yang harus ada di dalam surat izin, yakni:

1. Kepala Surat

Jika yang mengadakan acara adalah instansi atau organisasi, maka biasanya disarankan untuk menggunakan kop surat resmi.

Sehingga terlihat logo, nama, alamat, dan nomor kontak organisasi tersebut. Namun jika acara dilakukan oleh perorangan, maka surat izin bisa menggunakan kertas polos biasa tanpa kop surat.

2. Data Surat

Pada bagian ini isinya adalah nama tempat dan tanggal surat dibuat. Misalnya, Jakarta, 5 November 2021. Kemudian diikuti dengan nomor surat, perihal, dan lampiran surat jika ada.

Nomor surat, biasanya dicantumkan jika pemohonnya adalah organisasi atau institusi. Namun tidak perlu untuk perorangan.

Perihal adalah alasan mengapa surat izin tersebut dibuat. Misalnya: Acara Bakti Sosial, Acara Resepsi Pernikahan, dan sejenisnya. Sedangkan lampiran adalah jumlah berkas yang mendukung surat izin. Misalnya undangan acara atau sejenisnya.

3. Tujuan Surat dan Salam Pembuka

Bagian ini adalah tujuan surat izin dibuat. Misalnya Ketua RT atau Pihak Kepolisian Sektor (Polsek). Tergantung dimana acara dilaksanakan, dan luasnya wilayah yang terdampak dengan acara tersebut.

Salam pembuka adalah sapaan sopan untuk mengawali pembicaraan mengenai isi suratnya. Misalnya: Dengan hormat atau Salam hormat, dan sejenisnya.

4. Isi Surat

Bagian ini adalah inti dari surat yang berisi detail tentang acara yang akan diadakan. Isinya berupa jenis kegiatan, kapan akan dilaksanakan, dan di mana tempat pelaksanaannya. Bisa juga menambahkan susunan acara singkat agar bisa diketahui detail acara tersebut.

5. Penutup

Bagian akhir surat ini diisi dengan salam penutup dan dilengkapi dengan tanda tangan dan nama jelas. Jika pengirimnya adalah organisasi atau instansi, harus dilengkapi dengan stempel resmi. Orang yang menandatangani surat izin, biasanya adalah ketua penyelenggaranya.

6. Lampiran

Karena surat permohonannya selalu singkat dan padat, untuk menjelaskan tentang acara tersebut, seringkali akan disertakan lampiran penjelas. Bentuknya bisa berupa surat undangan acara, proposal, iklan pelaksanaan acara tersebut, dan sejenisnya.

Dengan begitu, pihak yang dimintakan izin bisa memahami tujuan diadakannya acara tersebut dan seberapa besarnya dampak akibat pelaksanaan acara tersebut. Sehingga bisa mempertimbangkan masalah keamanan dan gangguan.

Contoh Surat Izin untuk mengadakan Acara

Perlu diketahui bahwa dalam pembuatan surat izin di beberapa acara memiliki perbedaan. Untuk lebih jelasnya, simak beberapa contoh berikut ini:

1. Contoh Surat Izin Acara Bakti Sosial

Pada contoh surat izin mengadakan acara Bakti Sosial ini, acara tersebut diadakan oleh perorangan. Namun pada pelaksanaannya akan melibatkan pihak lingkungan, jadi akan ada banyak orang yang terlibat serta akan memakan waktu yang cukup panjang.

Walaupun dilaksanakan di lingkungan, surat permohonan izin harus disampaikan paling tidak satu minggu sebelum acara diadakan. Agar saat melakukan persiapan, pihak lingkungan bisa membantu.

Baca Juga: Contoh Surat Izin Cuti Kerja

—————-

2. Contoh Surat Permohonan ke Kepolisian Sektor (Polsek)

Pada contoh surat izin mengadakan acara kali ini, acaranya tidak berpusat di satu tempat. Karena acaranya adalah Jalan Sehat dengan rute tertentu. Karena itu panitia penyelenggara harus meminta izin pihak Polsek untuk pengamanannya.

Surat ini harus disampaikan ke Polsek paling lambat satu minggu sebelum acara dilaksanakan. Tidak bisa mendadak. Dengan begitu pihak Polsek bisa membantu pengamanan saat acara dilaksanakan.

Baca Juga: Contoh Surat Izin Kepemilikan Senjata Api

————-

3. Contoh Surat Izin ke Pihak Kelurahan

Seperti pada contoh surat izin mengadakan acara di bawah ini, acara dilaksana dengan tingkatan yang lebih luas. Yaitu melibatkan beberapa RT sekaligus, sehingga harus meminta izin pada Kelurahan setempat.

Surat ini juga harus disampaikan paling lambat satu minggu sebelum acara dilaksanakan. Agar bisa dibantu kerjasama antar lingkungan RT.

Baca Juga: Contoh Surat Izin Keluar Masuk

———-

4. Contoh Surat Izin Mengundang Keramaian

Saat ingin mengadakan acara yang akan mengundang keramaian dan orang banyak, izin kegiatan harus dimintakan dari pihak Kepolisian terdekat.

Berikut adalah contoh surat izin mengadakan acara pengajian dalam rangka syukuran atas berdirinya Masjid yang dibangun dengan swadaya masyarakat.

————–

5. Contoh Permohonan Kegiatan Pribadi ke Pihak RT

Dalam contoh surat izin mengadakan acara berikut ini adalah acara pribadi yang dilakukan di rumah. Namun karena mengundang orang lain, maka harus meminta izin dari pihak RT.

Karena dalam pelaksanaannya bisa mengganggu warga lain dan harus melibatkan pengaturan kendaraan dan parkir. Sehingga membutuhkan kerjasama dan bantuan dari satuan keamanan lingkungan.

———————-

6. Contoh Surat Izin Keramaian Khusus ke Kecamatan

Terkadang acara yang dilaksanakan tidak selesai dalam satu hari saja, melainkan mengambil waktu yang lebih panjang. Karena hanya dilaksanakan pada akhir minggu, misalnya kegiatan olahraga antar pemuda satu kecamatan.

Dalam contoh surat izin mengadakan acara berikut acara ini melibatkan banyak pihak dan berpotensi menjadi ramai karena kemungkinan menarik perhatian masyarakat sekitar.

——————

Dalam contoh surat izin mengadakan acara sudah terlihat bahwa isinya selalu singkat dan padat. Karena memang tidak dibutuhkan penjelasan panjang lebar mengenai acara yang akan dilaksanakan.

Karena itu biasanya memang dilampirkan keterangan tambahan, misalnya: proposal acara, surat undangan, brosur iklan acara tersebut, dan sejenisnya. Sifatnya untuk memberikan keterangan tambahan bahwa acara tersebut legal dan tidak menyalahi aturan hukum.

contoh surat izin mengadakan acara